A.8.2 Durchführung von Prüfungen
1. Prüfungen nach diesem Rahmenvertrag werden aus besonderem Anlass oder anlassunabhängig durchgeführt. Wirtschaftlichkeitsprüfungen dürfen nur aus besonderem Anlass durchgeführt werden.
Aus besonderem Anlass darf eine Prüfung durchgeführt werden, soweit tatsächliche Anhaltspunkte dafür bestehen, dass ein Leistungserbringer seine vertragliche oder gesetzliche Pflicht nicht erfüllt oder die Gefahr besteht, dass er diese zukünftig nicht mehr erfüllen kann. Bei diesen Anhaltspunkten muss es sich um substantielle Hinweise handeln, die nahelegen, dass bei dem betroffenen Leistungserbringer die Gewähr für eine vertragsgerechte Leistungserbringung nicht (mehr) besteht.
2. Die Prüfung der Qualität und Wirtschaftlichkeit kann sich auf einen Prüfungsgegenstand beziehen, der zum Zeitpunkt der Prüfungsmitteilung höchstens 5 Kalenderjahre zurückliegt. Die Prüfung umfasst einen Zeitraum von längstens 24 Monaten.
Die Prüfung kann sich auf einen oder mehrere Prüfungsgegenstände erstrecken. Sie kann sich auf Teile der Leistungserbringung oder auf die Leistung insgesamt beziehen.
3. Die Prüfungen werden durch den Träger der Eingliederungshilfe oder einem von ihm beauftragten Dritten (nachfolgend: Prüfer*in) unter Vermeidung möglicher Interessenkollisionen durchgeführt. Bei den Prüfungen ist der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu beachten. Auf Wunsch des Leistungserbringers ist der zuständige Spitzenverband zu beteiligen.
4. Der Leistungserbringer ist verpflichtet, die Prüfung zu ermöglichen und daran mitzuwirken.
Die Prüfungen finden grundsätzlich in den Räumen des Leistungserbringers statt. Der Leistungserbringer gewährt dem*der Prüfer*in innerhalb der Geschäftszeiten Zugang zu den von ihm genutzten betriebsnotwendigen Räumlichkeiten. Prüfungen zu anderen Zeiten sind nur zulässig, soweit der Prüfauftrag dies erforderlich macht.
Der Leistungserbringer stellt eine Vertretung zur Verfügung, die die notwendigen Auskünfte erteilen kann und legt auf Verlangen die notwendigen Unterlagen vor.
Zur Vermeidung von Doppelprüfungen legt der Leistungserbringer dem Träger der Eingliederungshilfe Prüfunterlagen anderer gesetzlicher Prüfinstitutionen vor, soweit die vom Prüfer /von der Prüferin benannten Prüfungsgegenstände bereits von anderen gesetzlichen Prüfinstitutionen geprüft und bewertet worden sind.
5. Bei einer anlassunabhängigen Prüfung erfolgt keine erneute Prüfung des Gegenstands, auf den sich die Unterlagen beziehen, es sei denn, dass die Unterlagen älter als zwölf Monate sind; in diesem Fall hat der Träger der Eingliederungshilfe über eine erneute Prüfung nach pflichtgemäßem Ermessen zu entscheiden.
6. Die Qualitätsprüfungen erfolgen gemäß § 8 AG BTHG NRW ohne vorherige Ankündigung; die Wirtschaftlichkeitsprüfung kann ohne vorherige Ankündigung erfolgen.
7. Zu Beginn der Prüfung teilt der Träger der Eingliederungshilfe bzw. der beauftragte Dritte dem Leistungserbringer in einem Eröffnungsgespräch Grund, Gegenstand und Umfang der Prüfung (Prüfauftrag) mit.
Wird die Prüfung angekündigt, teilt der Träger der Eingliederungshilfe bzw. der beauftragte Dritte dem Leistungserbringer die Gründe für die Prüfung mit der Ankündigung schriftlich mit.
Wird während der Prüfung der Prüfgegenstand aus besonderem Anlass erweitert, teilt der Träger der Eingliederungshilfe dies dem Leistungserbringer unverzüglich mit und erläutert dies.
Einzelheiten zur Abwicklung der Prüfung sind zwischen dem*der Prüfer*in und dem Leistungserbringer abzusprechen.
8. Bei der Durchführung der Prüfung sind die Bestimmungen des Datenschutzes/ der Kirchlichen Datenschutzgesetze zu beachten. Die mit der Leistung verbundenen Dokumente können unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen in die Prüfung einbezogen werden.
Leistungsberechtigte Personen können nur mit ihrem Einverständnis oder dem Einverständnis der gesetzlichen Vertretung in die Prüfung einbezogen werden.
9. Die Prüfung endet mit einem Abschlussgespräch zwischen dem*der Prüfer*in und dem Leistungserbringer. Das Gespräch findet in der Regel vor Ort am letzten Tag der Prüfung statt, spätestens aber innerhalb von fünf Werktagen. Sofern sich hierbei weitere prüfrelevante Ansatzpunkte ergeben, kann die Prüfung fortgesetzt werden.Im Rahmen des Abschlussgesprächs soll der Leistungserbringer auf der Grundlage der bei der Prüfung bereits gewonnenen Erkenntnisse mit dem Ziel beraten werden, festgestellte Pflichtverletzungen unverzüglich zu beseitigen, Pflichtverletzungen rechtzeitig vorzubeugen und/oder Verbesserungsmöglichkeiten zu nutzen. Mit der Beratung soll die Eigenverantwortlichkeit des Leistungserbringers für die Sicherung und Weiterentwicklung der Qualität einschließlich Wirksamkeit und/oder Wirtschaftlichkeit sowie die ordnungsgemäße Abrechnung der Leistungserbringung gestärkt werden.
10. Ist Anlass der Prüfung die Beschwerde einer leistungsberechtigten Person oder ihrer gesetzlichen Vertretung, ist der Person oder ihrer gesetzlichen Vertretung Gelegenheit zur Teilnahme an dem ihn betreffenden Teil der Prüfung einschließlich des Abschlussgesprächs zu geben. Die Beschwerde ist im Übrigen einzelfallbezogen zu bearbeiten und vom Adressaten der Beschwerde zu beantworten.
11. Der Träger der Eingliederungshilfe und der Leistungserbringer tragen jeweils die bei ihnen entstehenden Kosten der Prüfung.